Przetarg w logistyce: Jak uzyskać lepsze ceny i większą kontrolę dzięki 4Shipper

Kiedy w firmie pojawia się temat przetargu, dla zespołu logistycznego często oznacza to tygodnie pracy z arkuszami Excel, e-mailami, pytaniami od przewoźników, zmianami w zleceniach i presją na obniżenie ceny. Na papierze chodzi o wybór najlepszego przewoźnika.

W praktyce jest to często sprawdzian tego, czy firma rzeczywiście ma pod kontrolą swoje dane, stawki i komunikację. Jeśli przetarg się nie powiedzie, złe wyniki ujawnią się bardzo szybko.

Dlaczego przetarg to nie tylko „ćwiczenie w Excelu”?

Wszyscy wiemy, że kierownictwo chce widzieć 10-procentową oszczędność, ale my wiemy, że czasami płacimy za nią jakością usług. Przetarg jest pełen liczb w Excelu, ale to, czego naprawdę potrzebujecie od przewoźników, to:

• przejrzystość, a nie tylko najniższa cena,
• integracja z waszymi systemami wewnętrznymi,
• wysokiej jakości obsługa klienta,
• stabilność i pojemność,
• elastyczność w sezonowych szczytach.

Jakie są największe wyzwania związane z przetargiem z punktu widzenia klientów?

Chaos w danych

Logistycy odpowiedzialni za cały proces zaopatrzenia toną w chaosie i nieprzejrzystości danych. Dane są przechowywane w różnych miejscach, bez jakiejkolwiek struktury i możliwości skalowania. Dysponują niekompletnymi i błędnymi informacjami, co prowadzi do złych decyzji. Jednocześnie poświęcają nieproporcjonalnie dużo czasu na żmudne poszukiwanie potrzebnych plików. Nie bez znaczenia są również zagrożenia dla bezpieczeństwa oraz utrata kontroli nad tym, kto ma dostęp do danych.

Presja wewnętrzna

Kierownictwo często zwraca uwagę wyłącznie na cenę transportu. Najtańsza oferta niekoniecznie jest właściwym wyborem. Taka oferta zazwyczaj wiąże się z częstymi reklamacjami i koniecznością rozwiązywania sytuacji kryzysowych. Znalezienie idealnego rozwiązania łączącego niską cenę i niezawodnego partnera transportowego jest jednym z najtrudniejszych zadań w całym procesie przetargowym

Strach przed zmianą

Czy znacie to uczucie, kiedy musicie zmienić utartą procedurę? Albo zacząć coś zupełnie nowego? W dzisiejszym dynamicznym środowisku, gdzie wszystko nieustannie się zmienia, musicie wskoczyć na falę cyfryzacji, w przeciwnym razie przegapicie pędzący pociąg. Czasami właśnie strach przed zmianą jest największą przeszkodą w osiągnięciu sukcesu firmy.

Jak zmienia się rynek logistyczny i na co musicie się przygotować?

Rynek logistyczny znacznie się zmienił w ostatnich latach. Czasy, kiedy klienci mogli po prostu dyktować warunki, stopniowo odchodzą w przeszłość. Dzisiaj również przewoźnicy wybierają, z kim chcą współpracować. Ważna jest już nie tylko cena, ale także jakość zlecenia, przejrzysta komunikacja, uczciwe warunki i umiejętność planowania z wyprzedzeniem.

Również dlatego w przetargach ważne jest opieranie się na dokładnych danych i jasnych wymaganiach. Im lepiej firma potrafi określić przewoźnikom trasy, wolumeny, sezonowość, oczekiwania i warunki umowne, tym bardziej trafne oferty uda jej się uzyskać.

Dużym tematem staje się również ESG. W logistyce jest to często postrzegane jako kolejny obowiązek administracyjny, jednak w praktyce może pomóc również przy wyborze przewoźników. Przewoźnicy, którzy potrafią dostarczać dane dotyczące emisji i pracować z nimi, często wykazują wyższy poziom przygotowania, przejrzystości oraz zdolności do reagowania na wymagania współczesnych klientów.

Przetarg nie polega już więc wyłącznie na tym, kto zaoferuje najniższą cenę. Chodzi o to, kto jest w stanie zapewnić w dłuższej perspektywie niezawodną obsługę, uczciwą współpracę oraz dane, na których można oprzeć dalsze decyzje.

Narzędzia: Jak ułatwić sobie życie (i nie zwariować od e-maili)

Znacie to uczucie, kiedy nadchodzi okres przetargów i wiecie, że nie będzie chwili wytchnienia? Dodatkowe pytania od przewoźników, zmiany w zadaniu ze strony kierownictwa, ocena ofert, weryfikacja przejrzystości, dziesiątki e-maili, rozmów telefonicznych i mnóstwo innych drobnych zadań, które na was czekają.

1. Dlaczego Excel już nie wystarcza

Excel może być dobrym punktem wyjścia, ale obecnie już nie wystarcza. Niesie ze sobą większe ryzyko błędów, możliwość utraty ważnych informacji oraz powstania różnych wersji plików. Największą utratą kontroli w Excelu jest komunikacja między przewoźnikami a klientem. Muszą one odbywać się za pośrednictwem e-maili i rozmów telefonicznych, które nie są ujednolicone i nie da się ich prześledzić w całym procesie.

1. Czym musi się charakteryzować nowoczesne narzędzie do przetargów

Najważniejsze jest uświadomienie sobie, że narzędzie, które wybierzesz do zarządzania przetargami, musi spełniać rzeczywiste potrzeby Twoje i Twojej firmy. Obecnie na rynku istnieje wiele platform, które potrafią przyspieszyć i uprościć cały proces przetargowy. Bardzo ważne jest, aby na początku określić, które funkcje platformy są dla Państwa kluczowe.

W 4Shipper zarządzają Państwo wszystkimi przetargami transportowymi na jednej platformie cyfrowej. Oferty przewoźników, stawki umowne, trasy, raporty, dokumenty i komunikacja są zintegrowane w jednym procesie roboczym. Zapewnia to większą kontrolę, lepszą przejrzystość cenową i szybsze podejmowanie decyzji.

Jak 4Shipper upraszcza przetargi w logistyce

1. Jeden przegląd całego przetargu

Wszystkie przetargi są dostępne w jednym miejscu wraz z jasnym statusem, cenami, okresem ważności umów oraz przeglądem zaangażowanych przewoźników.

Zaleta: Masz lepszy wgląd w cały proces przetargowy. Zamiast przeszukiwać arkusze Excel, e-maile lub stare dokumenty, widzisz wszystkie istotne informacje na jednej platformie.

2. Rzetelne porównanie ofert przewoźników i współpraca zespołowa

Oferty, ceny i warunki przewoźników są dostępne w uporządkowanej formie, co ułatwia porównanie poszczególnych opcji. Zespoły wewnętrzne widzą wszystkie istotne informacje w ramach jednego procesu roboczego.

Zaleta: Wasze zespoły logistyczne, finansowe i zaopatrzeniowe mogą podejmować decyzje szybciej, w sposób bardziej przejrzysty i w oparciu o rzeczywiste dane. Zespoły te mogą współpracować ze sobą bez utraty danych. Wybór przewoźnika nie opiera się zatem wyłącznie na najniższej cenie, ale także na warunkach, jakości i długoterminowej niezawodności.

3. Zarządzanie umowami, stawkami i okresami ważności

W 4Shipper można zarządzać długoterminowymi i średnioterminowymi umowami z przewoźnikami, w tym cenami, trasami, warunkami umownymi i okresami ważności.

Zaleta: Utrzymujesz stawki umowne pod kontrolą, zmniejszasz ryzyko pracy z nieaktualnymi cenami i zyskujesz większą stabilność przy planowaniu zdolności przewozowych.

4. Przewozy spotowe i umowne w jednym procesie roboczym

Jeśli w konkretnej sytuacji korzystanie z transportu kontraktowego nie jest idealnym rozwiązaniem, zlecenie spotowe można zrealizować na tej samej platformie.

Zaleta: Państwa zespoły nie muszą korzystać z oddzielnych narzędzi do obsługi kontraktów i transportów spotowych. Wszystkie dane pozostają ze sobą powiązane, dzięki czemu mają Państwo lepszy wgląd w ceny, decyzje oraz zmiany kosztów transportu.

5. Komunikacja i dokumenty w jednym miejscu

Komunikacja z przewoźnikami odbywa się bezpośrednio na platformie i pozostaje powiązana z konkretnym przetargiem. W jednym miejscu masz dokumenty, zapytania, umowy, a także dane dotyczące transportu.

Zaleta: Zmniejsza się liczba e-maili, rozmów telefonicznych i utraconych informacji. Każda wiadomość, umowa lub zmiana warunków jest łatwa do odnalezienia i dostępna dla wszystkich osób pracujących nad przetargiem.

6. Raportowanie i analityka na rzecz lepszych decyzji

Jednolita struktura danych, automatyczne raporty i analityka pomagają śledzić wyniki przetargów, porównywać przewoźników, oceniać ceny i identyfikować obszary wymagające poprawy.

Korzyść: Podejmujesz decyzje w oparciu o dane, a nie domysły. Raporty pomagają działom logistyki, zaopatrzenia i finansów lepiej zrozumieć, jak kształtują się ceny, którzy przewoźnicy zapewniają najlepszą wartość oraz gdzie pojawiają się możliwości oszczędności lub optymalizacji.

Podsumowanie: Jak odnieść sukces w przetargu (dla obu stron)

1. Jeśli chcesz, aby przetarg zakończył się sukcesem zarówno dla zleceniodawcy, jak i przewoźników, musisz pracować z dokładnymi danymi wejściowymi i jasnymi specyfikacjami. Im lepsza jakość danych wejściowych, tym bardziej trafne oferty otrzymasz.
2. Ważne jest, aby z przewoźnikami komunikować również swoje długoterminowe potrzeby, a nie tylko aktualną cenę.
3. Przetarg nie kończy się wraz z podpisaniem umowy. Istotna jest późniejszaprzejrzysta komunikacja i wzajemna informacja zwrotna.

Chcesz mieć pod kontrolą przetargi, stawki umowne, komunikację z przewoźnikami oraz raportowanie? Zobacz, jak 4Shipper pomoże Ci uprościć cały proces przetargowy, od ogłoszenia do podjęcia decyzji.