Ausschreibungen in der Logistik: Wie Sie mit 4Shipper bessere Preise und mehr Kontrolle erzielen

Wenn im Unternehmen das Thema Ausschreibung zur Sprache kommt, bedeutet das für das Logistikteam oft wochenlange Arbeit mit Excel-Tabellen, E-Mails, Rückfragen von Spediteuren, Änderungen an den Ausschreibungsunterlagen und den Druck, den Preis zu senken. Auf dem Papier geht es um die Auswahl des besten Spediteurs.

In der Praxis ist es jedoch oft ein Test dafür, ob das Unternehmen seine Daten, Tarife und die Kommunikation tatsächlich unter Kontrolle hat. Wenn die Ausschreibung scheitert, zeigen sich die negativen Folgen sehr schnell.

Warum ist eine Ausschreibung nicht nur eine „Übung in Excel“?

Wir alle wissen, dass das Management eine Einsparung von 10 % sehen will, aber wir wissen auch, dass wir dafür manchmal mit der Servicequalität bezahlen. Eine Ausschreibung ist voller Zahlen in Excel, aber was Sie wirklich von den Spediteuren brauchen, ist:

• Transparenz, nicht nur der niedrigste Preis,
• Integration in Ihre internen Systeme,
• hochwertiger Kundenservice,
• Stabilität und Kapazität,
• Flexibilität in der saisonalen Hochsaison.

Was sind aus Kundensicht die größten Herausforderungen bei Ausschreibungen?

Chaos in den Daten

Logistiker, die für den gesamten Beschaffungsprozess verantwortlich sind, versinken in Chaos und Unübersichtlichkeit der Daten. Die Daten sind an verschiedenen Orten gespeichert, ohne jegliche Struktur und Skalierbarkeit. Sie verfügen über unvollständige und fehlerhafte Informationen, was zu Fehlentscheidungen führt. Gleichzeitig verbringen sie unverhältnismäßig viel Zeit mit der langwierigen Suche nach den benötigten Dateien. Nicht zuletzt gibt es Sicherheitsrisiken und den Verlust des Überblicks darüber, wer Zugriff auf die Daten hat.

Interner Druck

Das Management achtet oft nur auf den Transportpreis. Das günstigste Angebot ist nicht unbedingt die richtige Wahl. Dieses Angebot bringt in der Regel häufige Reklamationen und die Bewältigung von Krisensituationen mit sich. Die ideale Lösung zu finden – einen niedrigen Preis und einen zuverlässigen Transportpartner – ist eine der schwierigsten Aufgaben des gesamten Ausschreibungsprozesses

Angst vor Veränderungen

Kennen Sie das, wenn Sie eine eingefahrenen Vorgehensweise ändern müssen? Oder etwas völlig Neues zu beginnen? In der heutigen schnelllebigen Welt, in der sich alles ständig verändert, müssen Sie auf die Welle der Digitalisierung, aufspringen, sonst verpassen Sie den Zug. Manchmal ist gerade die Angst vor Veränderungen das größte Hindernis für den Unternehmenserfolg.

Wie verändert sich der Logistikmarkt und worauf müssen Sie sich vorbereiten?

Der Logistikmarkt hat sich in den letzten Jahren erheblich verändert. Die Zeiten, in denen Kunden einfach ihre Bedingungen diktieren konnten, sind allmählich vorbei. Heute suchen sich auch die Spediteure aus, mit wem sie zusammenarbeiten möchten. Nicht mehr nur der Preis ist entscheidend, sondern auch die Qualität des Auftrags, transparente Kommunikation, faire Bedingungen und die Fähigkeit, vorausschauend zu planen.

Auch deshalb ist es bei Ausschreibungen wichtig, mit präzisen Daten und klaren Anforderungen zu arbeiten. Je besser ein Unternehmen den Spediteuren Routen, Volumina, saisonale Schwankungen, Erwartungen und Vertragsbedingungen definieren kann, desto relevantere Angebote erhält es.

Auch ESG wird zu einem wichtigen Thema. In der Logistik wird dies oft als weitere administrative Verpflichtung wahrgenommen, doch in der Praxis kann es auch bei der Auswahl von Transportdienstleistern helfen. Transportdienstleister, die Emissionsdaten bereitstellen und damit arbeiten können, zeigen oft ein höheres Maß an Bereitschaft, Transparenz und der Fähigkeit, auf die Anforderungen moderner Kunden einzugehen.

Bei einer Ausschreibung geht es daher nicht mehr nur darum, wer den niedrigsten Preis anbietet. Es geht darum, wer langfristig einen zuverlässigen Service, eine faire Zusammenarbeit und Daten liefern kann, auf denen weitere Entscheidungen aufbauen lassen.

Tools: Wie man sich das Leben erleichtert (und bei E-Mails nicht den Verstand verliert)

Kennen Sie das Gefühl, wenn die Ausschreibungssaison beginnt und Sie wissen, dass es kein Halten mehr gibt? Ergänzende Fragen von Transportunternehmen, Änderungen in der Ausschreibung seitens der Geschäftsleitung, die Auswertung von Angeboten, die Überprüfung der Transparenz, Dutzende von E-Mails, Telefonaten und eine Vielzahl weiterer kleiner Aufgaben, die auf Sie warten.

1. Warum Excel nicht mehr ausreicht

Excel kann ein guter Einstieg sein, reicht aber heutzutage nicht mehr aus. Es birgt ein höheres Fehlerrisiko, die Gefahr des Verlusts wichtiger Informationen und unterschiedliche Dateiversionen. Der größte Kontrollverlust in Excel liegt in der Kommunikation zwischen Spediteuren und dem Kunden. Diese muss über E-Mails und Telefonate erfolgen, die im gesamten Prozess nicht einheitlich und nachvollziehbar sind.

1. Was ein modernes Ausschreibungstool leisten muss

Das Wichtigste ist, sich bewusst zu machen, dass das Tool, das Sie für die Verwaltung von Ausschreibungen wählen, genau das leisten muss, was Sie und Ihr Unternehmen wirklich benötigen. Auf dem Markt gibt es heute mehrere Plattformen, die den gesamten Ausschreibungsprozess beschleunigen und vereinfachen können. Es ist sehr wichtig, zu Beginn zu definieren, welche Funktionen der Plattform für Sie entscheidend sind.

Bei 4Shipper verwalten Sie alle Transportausschreibungen auf einer einzigen digitalen Plattform. Angebote von Spediteuren, Vertragstarife, Routen, Berichte, Dokumente und Kommunikation sind in einem einzigen Arbeitsablauf zusammengefasst. Das verschafft Ihnen mehr Kontrolle, bessere Preistransparenz und schnellere Entscheidungsfindung.

Wie 4Shipper die Ausschreibung in der Logistik vereinfacht

1. Ein Überblick über die gesamte Ausschreibung

Alle Ausschreibungen sind an einem Ort verfügbar – mit klarem Status, Preisen, Vertragslaufzeiten und einer Übersicht über die beteiligten Spediteure.

Vorteil: Sie haben einen besseren Überblick über den gesamten Ausschreibungsprozess. Anstatt in Excel-Tabellen, E-Mails oder alten Dokumenten zu suchen, sehen Sie alle wichtigen Informationen auf einer einzigen Plattform.

2. Fairer Vergleich der Angebote der Transportdienstleister und Zusammenarbeit im Team

Die Angebote, Preise und Konditionen der Transportdienstleister stehen Ihnen in strukturierter Form zur Verfügung, was den Vergleich der einzelnen Optionen erleichtert. Interne Teams sehen alles Wesentliche in einem einzigen Arbeitsablauf.

Vorteil: Ihre Logistik-, Finanz- und Beschaffungsteams können schneller, transparenter und auf der Grundlage realer Daten Entscheidungen treffen. Diese Teams können untereinander zusammenarbeiten, ohne dass Daten verloren gehen. Die Auswahl eines Spediteurs hängt somit nicht nur vom niedrigsten Preis ab, sondern auch von den Konditionen, der Qualität und der langfristigen Zuverlässigkeit.

3. Verwaltung von Verträgen, Tarifen und Laufzeiten

In 4Shipper können Sie langfristige und mittelfristige Verträge mit Spediteuren verwalten, einschließlich Preisen, Routen, Vertragsbedingungen und Laufzeit.

Vorteil: Sie behalten die Vertragstarife im Griff, verringern das Risiko, mit veralteten Preisen zu arbeiten, und gewinnen mehr Stabilität bei der Planung von Transportkapazitäten.

4. Spot- und Vertragstransporte in einem Arbeitsablauf

Wenn in einer bestimmten Situation der Einsatz eines vertraglich vereinbarten Transports nicht ideal ist, können Sie die Spot-Anfrage auf derselben Plattform abwickeln.

Vorteil: Ihre Teams müssen keine separaten Tools für Verträge und Spot-Transporte verwenden. Alle Daten bleiben miteinander verknüpft, wodurch Sie einen besseren Überblick über Preise, Entscheidungen und die Entwicklung der Transportkosten haben.

5. Kommunikation und Dokumente an einem Ort

Die Kommunikation mit den Spediteuren erfolgt direkt auf der Plattform und bleibt mit der jeweiligen Ausschreibung verknüpft. An einem Ort finden Sie Dokumente, Anfragen, Verträge und auch Transportdaten.

Vorteil: Die Anzahl der E-Mails, Telefonate und verlorenen Informationen wird reduziert. Jede Nachricht, Vereinbarung oder Änderung der Bedingungen ist leicht nachverfolgbar und für alle zugänglich, die an der Ausschreibung arbeiten.

6. Berichterstattung und Analysen für bessere Entscheidungen

Eine einheitliche Datenstruktur, automatische Berichte und Analysen helfen Ihnen dabei, die Leistung von Ausschreibungen zu verfolgen, Spediteure zu vergleichen, Preise zu bewerten und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Vorteil: Sie treffen Entscheidungen auf der Grundlage von Daten, nicht von Vermutungen. Die Berichterstattung hilft den Bereichen Logistik, Beschaffung und Finanzen, besser zu verstehen, wie sich die Preise entwickeln, welche Spediteure den besten Mehrwert bieten und wo sich Möglichkeiten zur Einsparung oder Optimierung ergeben.

Zusammenfassung: So werden Sie zum Gewinner der Ausschreibung (für beide Seiten)

1. Wenn die Ausschreibung sowohl für den Auftraggeber als auch für die Spediteure erfolgreich verlaufen soll, müssen Sie mit präzisen Eingabedaten und klaren Spezifikationen arbeiten. Je besser die Qualität der Eingabedaten ist, desto relevantere Angebote erhalten Sie.
2. Es ist wichtig, den Spediteuren auch Ihre langfristigen Bedürfnisse mitzuteilen, nicht nur den aktuellen Preis.
3. Die Ausschreibung endet nicht mit der Vertragsunterzeichnung. Wichtig sind die anschließende transparente Kommunikation und das gegenseitige Feedback.

Möchten Sie Ausschreibungen, Vertragstarife, die Kommunikation mit den Spediteuren und das Reporting unter Kontrolle haben? Sehen Sie sich an, wie 4Shipper Ihnen hilft, den gesamten Ausschreibungsprozess von der Ausschreibung bis zur Entscheidung zu vereinfachen.